Polityka prywatności dla sklepu internetowego

Prowadzisz sklep internetowy i zbierasz dane klientów? Nawet jeśli to tylko imię i adres e-mail – już masz obowiązki wynikające z RODO. Polityka prywatności to nie tylko wymagany dokument,  to komunikat dla klientów: „Twoje dane są u mnie bezpieczne”. Ale żeby tak było, dokument musi być rzetelnie przygotowany i odpowiadać realiom Twojego biznesu.

Polityka prywatności to obowiązkowy dokument, który każdy administrator danych – w tym właściciel sklepu internetowego, musi udostępnić osobom, których dane przetwarza. Jej głównym celem jest wypełnienie tzw. obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów RODO. Przepisy te określają, jakie informacje należy przekazać osobie fizycznej, której dane są zbierane bezpośrednio (np. przy zakupie czy zapisie na newsletter) lub pośrednio (np. z narzędzi analitycznych, ciasteczek, systemów remarketingowych).

W praktyce polityka prywatności powinna w jasny, zrozumiały i przejrzysty sposób informować użytkowników strony o tym:

• jakie dane osobowe są zbierane (np. imię, adres e-mail, dane do wysyłki, adres IP),

• w jakim celu te dane są przetwarzane (np. realizacja zamówienia, wysyłka newslettera, analityka),

• na jakiej podstawie prawnej przetwarzanie się odbywa (np. wykonanie umowy, zgoda, obowiązek prawny, uzasadniony interes),

• kto jest administratorem danych oraz czy dane są przekazywane podmiotom trzecim (np. firmom kurierskim, operatorom płatności, dostawcom usług IT),

• jak długo dane będą przechowywane,

• jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą (m.in. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu).

W przypadku sklepów internetowych dokument ten powinien dodatkowo zawierać informacje o stosowaniu plików cookies oraz innych technologii śledzących – takich jak piksele marketingowe, tagi konwersji czy narzędzia analityczne (np. Google Analytics). Warto też uwzględnić informacje o działaniach automatyzujących podejmowanie decyzji, takich jak profilowanie czy personalizacja treści i reklam, jeśli są stosowane.

Dokument ten powinien być dostępny w sposób łatwy i niebudzący wątpliwości, najlepiej jako osobna zakładka w stopce strony internetowej oraz w powiązaniu z formularzami, checkboxami i komunikatami cookies.

Polityka prywatności jest niezbędna dla każdego, kto prowadzi działalność online, w której dochodzi do przetwarzania danych osobowych. W praktyce oznacza to, że dokument ten jest obowiązkowy dla każdego właściciela sklepu internetowego – niezależnie od tego, czy prowadzi sprzedaż produktów fizycznych, usług cyfrowych czy np. kursów online.

Obowiązek udostępnienia Polityki Prywatności dotyczy także stron internetowych, które umożliwiają rejestrację konta klienta, zapis na newsletter lub korzystanie z formularza kontaktowego – ponieważ we wszystkich tych przypadkach dochodzi do przetwarzania danych osobowych, takich jak imię, adres e-mail, numer telefonu czy adres dostawy.

Również przedsiębiorcy, którzy korzystają z narzędzi analitycznych, reklamowych czy remarketingowych  takich jak: Google Analytics, Meta Pixel, systemy marketing automation czy platformy do wysyłki maili,  przetwarzają dane użytkowników, nawet jeśli ci nie dokonują zakupu. Już samo odwiedzenie strony internetowej przez użytkownika i zarejestrowanie jego zachowań w plikach cookies lub pikselach śledzących powoduje powstanie obowiązków informacyjnych.

Krótko mówiąc, jeśli prowadzisz jakąkolwiek stronę internetową, a szczególnie e-commerce i gromadzisz dane klientów, Twoim obowiązkiem jako administratora danych osobowych jest poinformowanie użytkowników, co się z tymi danymi dzieje. Temu właśnie służy polityka prywatności. Brak takiego dokumentu lub posługiwanie się szablonem niedostosowanym do rzeczywistego działania sklepu może skutkować nie tylko utratą zaufania klientów, ale również ryzykiem naruszenia przepisów RODO.

• Przygotowanie polityki prywatności od podstaw
  -stworzymy dokument zgodny z RODO i dopasowany do specyfiki Twojego sklepu. Uwzględnimy sposób działania strony, wykorzystywane technologie i integracje z zewnętrznymi dostawcami. Tekst przygotowujemy w zrozumiałym języku, bez żargonu prawniczego.
• Weryfikacja istniejącej polityki prywatności
  -przeprowadzamy audyt dokumentu – sprawdzamy jego zgodność z aktualnym stanem prawnym oraz technicznym funkcjonowaniem sklepu. Otrzymujesz od nas przejrzysty raport i zalecenia do wdrożenia.
• Wdrożenie RODO w sklepie internetowym
  -jeśli dotychczasowe wdrożenie było fragmentaryczne, nieaktualne lub robione „na szybko”, zajmiemy się całościowym uregulowaniem przetwarzania danych osobowych w Twoim e-commerce: dokumentacja, klauzule, zgody, analiza ryzyk.

Dobrze przygotowana polityka prywatności to nie tylko obowiązek wynikający z RODO, ale także realna ochrona Twojego biznesu i zaufania klientów. W naszej pracy stawiamy na praktyczne podejście i tworzymy dokumenty, które są zgodne z przepisami, ale też dostosowane do rzeczywistego działania Twojego sklepu internetowego.

Nie korzystamy z gotowców i nie działamy według schematów oderwanych od rzeczywistości. Znamy najczęstsze błędy pojawiające się w „darmowych” wzorach z Internetu – ogólne i nieczytelne postanowienia, brak dostosowania do narzędzi marketingowych i analitycznych, nieaktualne podstawy prawne czy kopiowanie polityk stworzonych dla zupełnie innego typu działalności. W efekcie takie dokumenty nie spełniają wymagań RODO i nie chronią przedsiębiorcy a wręcz przeciwnie, mogą wprowadzać w błąd użytkowników, a w razie kontroli lub reklamacji stanowić poważny problem.

Dlatego zawsze zaczynamy od poznania Twojego modelu sprzedaży i wykorzystywanych rozwiązań technicznych. Dzięki temu mamy pewność, że dostarczamy dokument, który odpowiada na konkretne potrzeby – zarówno Twoje jak i Twoich klientów.

Czy polityka prywatności jest obowiązkowa w każdym sklepie internetowym?

Tak, jeśli przetwarzasz dane osobowe (nawet adres e-mail), musisz poinformować klientów zgodnie z RODO.

Czy wystarczy dodać link do polityki prywatności w stopce?

Nie, musisz też zapewnić, że użytkownik miał możliwość zapoznania się z nią w momencie, gdy dane są zbierane (np. przy formularzu kontaktowym, rejestracji konta, zapisie na newsletter).

Czy polityka prywatności powinna być na osobnej podstronie?

Najlepiej tak – dokument powinien być łatwo dostępny, najlepiej pod linkiem w stopce i w formularzach.

Czy wystarczy polityka prywatności, czy potrzebuję też polityki cookies?

Czasem można połączyć oba dokumenty, ale często warto przygotować osobny komunikat cookies z systemem zarządzania zgodami.