E-doręczenia – jak działają? Najczęstsze problemy w 2025 roku

Doręczenia elektroniczne (zamiennie nazywane też e-doręczeniami) stanowią nowoczesny sposób przesyłania dokumentów, który zgodnie z obowiązującymi przepisami jest równoważny tradycyjnej przesyłce wysyłanej za pośrednictwem poczty. Doręczenia elektroniczne w zamyśle mają zastąpić dobrze już znany ePUAP. Od 1 stycznia 2025 roku, system ten został wprowadzony do wszystkich urzędów, a jeszcze wcześniej zaczęli korzystać z niego np. komornicy sądowi. Niestety, wprowadzenie tego systemu do sądów jest przewidziane dopiero na 2029 rok.

Funkcjonują niejako dwa rodzaje usług doręczeń elektronicznych:

1. Publiczna Usługa Rejestrowanych Doręczeń Elektronicznych – usługa świadczona przez jednego operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska S.A. Ta usługa to podstawowa, bezpłatna forma e-doręczeń, z której korzystają wszystkie organy administracji publicznej. To za jej pośrednictwem, urzędy będą kontaktować się z podmiotami, które mają adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Wysyłanie korespondencji przez podmioty niepubliczne jest możliwe za jej pomocą tylko do podmiotów publicznych (urzędów).
2. Kwalifikowana Usługa Rejestrowanych Doręczeń Elektronicznych – jest to usługa świadczona odpłatnie przez prywatne podmioty, które uzyskały odpowiednią certyfikację i są tzw. podmiotami zaufania. Umożliwia ona każdemu wymianę korespondencji nie tylko z urzędami, ale także z innymi podmiotami niepublicznymi, a więc np. z osobami fizycznymi oraz spółkami.

Doręczenia elektroniczne mają umożliwić wymianę korespondencji z jednoczesną identyfikacją nadawcy i adresata, potwierdzeniem nadania przesyłki, a także jej odbioru, oraz ochronę przesyłanych danych.

Aby to zrobić, wystarczy utworzyć adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli chcemy korzystać z publicznej usługi, należy w tym celu złożyć wniosek na dedykowanej rządowej stronie.

To przydatne narzędzie ma w zamierzeniu usprawnić wymianę korespondencji z urzędami, a także potencjalnie zmniejszyć jej koszty, i m.in. dlatego zdecydowano się na wprowadzenie obowiązku posiadania adresu wpisanego do BAE przez przedsiębiorców. Obowiązek ten ma jednak inny zakres w zależności od tego, o jakim podmiocie mowa:

Co ważne, przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, nie mogą używać „prywatnej” skrzynki do e-doręczeń w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym celu konieczne jest założenie odrębnej, „służbowej” skrzynki do e-doręczeń.

Doręczenia elektroniczne to nie tylko obowiązki dla przedsiębiorców, ale też korzyści, które mogą znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy.

Pierwszą z zalet e-doręczeń jest to, że umożliwiają zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, które są związane z tradycyjnym wysyłaniem przesyłek do urzędów. Nie będzie już więcej czekania w kolejce na poczcie, która jest otwarta w ograniczonych godzinach. Znikną obawy i niepewność związane z tym, czy listonosz przyjdzie doręczyć i odebrać pocztę, a jeśli tak, to o której godzinie. Nie będzie trzeba wydawać środków na koperty ani pakować do nich listów. Tutaj cała korespondencja odbywa się online i w przypadku korzystania usługi publicznej, jest bezpłatna dla przedsiębiorców. To znacznie przyspieszy załatwienie spraw urzędowych. Dzięki temu rozwiązaniu, możliwe będzie też wyeliminowanie kosztów związanych z drukowaniem i archiwizowaniem dokumentacji, gdyż wszystko będziemy mogli łatwo posegregować i odnaleźć właśnie w internetowej skrzynce.

Dostęp do korespondencji będziemy mogli uzyskać właściwie w każdym czasie. Wysyłanie i odbieranie korespondencji będzie mogło odbywać się w dowolnym momencie i na dowolnym urządzeniu, w tym na telefonie, bez potrzeby wcześniejszego skanowania czy robienia zdjęć w biurze. Na bieżąco możemy również monitorować status wysłanych dokumentów oraz generować potwierdzenia nadania i odbioru, a także zweryfikować ich poprawność, co zajmie tylko moment.

Doręczenia elektroniczne dbają o zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa przy wymianie korespondencji. Wprowadzone rozwiązania bazują m.in. na przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, szerzej znanego jako eIDAS, które zostało w ostatnim czasie dostosowane do współczesnych realiów technologicznych. Zadbano m.in. o szyfrowanie danych, umożliwienie jednoznacznej identyfikacji nadawcy i odbiorcy korespondencji, a także ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami treści dokumentu. Co więcej, wiadomość wysłana przez system doręczeń elektronicznych ma taką samą moc prawną, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych aktualnie nie przewiduje żadnych kar dla podmiotów, które nie wypełniają obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Z jego brakiem wiążą się więc jedynie konsekwencje o praktycznym charakterze, wśród których najważniejsze wydaje się wydłużenie czasu trwania prowadzonych postępowań. Wynika to z faktu, że do takiego podmiotu, korespondencja będzie wysyłana przy wykorzystaniu tzw. Publicznej Usługi Hybrydowej – PUH. Usługa ta jest dostępna tylko dla podmiotów publicznych, które są zobowiązane korzystać ze skrzynki do e-doręczeń. Urząd przesyła korespondencję w formie elektronicznej do Poczty Polskiej, która to następnie samodzielnie ją drukuje, pakuje oraz wysyła, co znacząco wydłuża proces.

Kluczową kwestią pozostaje obieg dokumentacji, która jest odbierana i wysyłana w systemie e-doręczeń przez przedsiębiorców. Tworzenie skrzynki następuje bowiem zawsze przy użyciu Profilu Zaufanego osoby upoważnionej do reprezentacji przedsiębiorcy. Po tym, aby uzyskać dostęp do skrzynki, nawet tej służbowej przeznaczonej dla spółki czy prowadzonej działalności gospodarczej, należy nieustannie używać Profilu Zaufanego. Możliwe jest następnie upoważnienie wielu osób do korzystania z istniejącej skrzynki służbowej. Trzeba wybrać między przyznaniem każdej z tych osób jednej z dwóch dostępnych ról: Uprawnionego lub Obserwatora.

Dopuszczalne jest również wcześniejsze stworzenie niestandardowych ról i nadanie im odpowiedniego zestawu uprawnień, dostosowanych do potrzeb przedsiębiorcy, które następnie będzie można przydzielić różnym osobom.

Aby dodać pracownika, konieczne jest podanie numeru PESEL. Następnie otrzyma on powiadomienie o konieczności zaakceptowania zaproszenia. Musi do tego zalogować się jednak do swojego prywatnego Profilu Zaufanego  i to tutaj pojawia się problem.

Nie ma bowiem obowiązku zakładania lub korzystania z Profilu Zaufanego, ani skrzynki do doręczeń elektronicznych, przez osoby fizyczne. Nie może też do tego ich zmusić pracodawca. Pracownik musi dobrowolnie wyrazić zgodę na takie działanie i nie powinien z tego powodu ponosić żadnych negatywnych konsekwencji. Problem ten jest na bieżąco monitorowany przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

Najpierw zwrócił się on do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także do Ministra Cyfryzacji, z zapytaniami dot. stosowania prywatnych środków weryfikacji (Profili Zaufanych) przez pracowników Sanepidu w ramach ich wewnętrznych systemów. Po wymianie pism, PUODO poinformował, iż nie ma podstaw do przetwarzania danych osobowych pracowników w takich przypadkach, przez co toczy się postępowanie administracyjne wobec Głównego Inspektora Sanitarnego. Później, właśnie w związku z e-doręczeniami, zwrócił się do Ministra Cyfryzacji z pytaniem dotyczącym podziału środków weryfikacji na prywatne i służbowe, tak, aby w jakiś sposób wyeliminować potrzebę korzystania przez pracowników z prywatnych narzędzi. W odpowiedzi od Ministra przekazano, iż prowadzone są prace nad wdrożeniem tzw. profilu zaufanego dla osoby prawnej, a także profilu zaufanego dla pracownika.

Na ostateczne rozwiązanie tego problemu trzeba więc będzie jeszcze trochę poczekać. Więcej informacji o korzystaniu przez pracowników z ich Profili Zaufanych do celów służbowych otrzymamy po zakończeniu postępowania administracyjnego przez PUODO, a także po wprowadzeniu zapowiadanych przez Ministerstwo Cyfryzacji zmian technicznych oraz prawnych.

Coraz więcej dostawców wprowadza jednak aktualizacje, bądź odrębne moduły, do systemów EZD, które pozwalają na zintegrowanie skrzynki do doręczeń elektronicznych z dotychczas prowadzonymi systemami. To rozwiązanie, chociaż wiąże się z dodatkowymi kosztami, praktycznie w całości wyeliminuje wspomniane problemy, o ile integracja będzie dokonana wyłącznie z kontem upoważnionego pracownika, który wyraził zgodę, w tym np. członka Zarządu.

Doręczenia elektroniczne wprowadzają nowoczesny sposób przesyłania dokumentów, który ma zastąpić ePUAP i usprawnia kontakt przedsiębiorców z urzędami. Przepisy nakładają obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń m.in. na spółki wpisane do KRS oraz przedsiębiorców z CEIDG. System ten pozwala oszczędzać czas i koszty, umożliwia dostęp do korespondencji z dowolnego miejsca i urządzenia oraz zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa zgodny z unijnym rozporządzeniem eIDAS.

Mimo wielu zalet e-doręczeń, w ostatnim czasie zaczęły pojawiać się również wątpliwości dotyczące  korzystania przez pracowników z prywatnych środków weryfikacji do celów służbowych. Może to wpłynąć negatywnie na prawidłowy obieg dokumentów, które będą teraz odbierane w systemie e-doręczeń. Trwają prace nad potencjalnym rozwiązaniem, jednak na ich ostateczny efekt, będzie trzeba poczekać.

Jeśli potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie nowych technologii i cyfryzacji, skontaktuj się z naszą kancelarią, aby wspólnie bezpiecznie wdrożyć innowacyjne rozwiązania w Twojej firmie.