Jak przygotować się do podpisania umowy z firmą IT? 5 praktycznych kroków, które pomogą Ci zminimalizować ryzyka przy realizacji projektów IT

Usługi prawne dla projektów IT zaczynają się już na etapie weryfikacji wykonawcy. Zanim złożysz podpis pod umową z firmą IT (software housem), kluczowe jest dogłębne sprawdzenie jej wiarygodności i doświadczenia. Samo przejrzenie portfolio w formie PDF nie wystarczy. Poproś o konkretne referencje od firm o profilu zbliżonym do Twojej działalności i realizujących projekty o podobnym charakterze. Nie wahaj się zapytać o możliwość kontaktu z osobą odpowiedzialną za projekt po stronie klienta, na przykład z Project Managerem lub członkiem komitetu sterującego.

Krótkie spotkanie online lub rozmowa telefoniczna z przedstawicielami firm, dla których software house już pracował, mogą dostarczyć znacznie więcej wartościowych informacji niż dziesiątki slajdów prezentacji. Zapytaj o przebieg współpracy w trakcie realizacji umowy na wykonanie oprogramowania, dotrzymywanie terminów, pojawiające się problemy techniczne i komunikacyjne oraz o to, jak wykonawca reagował na wyzwania.

Co ważne, Twoje pytania nie powinny koncentrować się wyłącznie na jakości pracy wykonawcy. Zapytaj również, co z perspektywy klienta mogło zostać lepiej przygotowane po stronie zamawiającego.

Częstym błędem, wynikającym z chęci oszczędności lub mylnego przekonania o prostocie projektu, jest pomijanie lub lekceważenie analizy przedwdrożeniowej. Tymczasem jest to najważniejszy etap każdego projektu IT, zwłaszcza gdy planujesz dedykowane oprogramowanie lub korzystasz z gotowych modułów, które wymagają dostosowania do specyfiki procesów w Twojej firmie.

Niedokładne sprecyzowanie funkcjonalności, parametrów technicznych oraz kryteriów odbiorczych to prosta droga do sporów, nieporozumień i frustracji po obu stronach. Brak precyzyjnego określenia przedmiotu umowy może prowadzić do przedłużających się projektów, eskalacji problemów, a w konsekwencji nawet do odstąpienia od umowy.

„Złudna oszczędność” – pamiętaj, że brak rzetelnej analizy przedwdrożeniowej to często początek nieudanego projektu. Nie ma nic gorszego niż utracony czas i środki zainwestowane w projekt, który nigdy nie zostanie ukończony. Ponowne poszukiwanie wykonawcy, stres związany z wcześniejszym niepowodzeniem oraz negatywne nastawienie pracowników do kolejnych zmian to tylko niektóre z konsekwencji.

Nawet w przypadku prostszych projektów, takich jak stworzenie strony internetowej czy prostej aplikacji mobilnej, zadbaj o przygotowanie szczegółowego brief’u. Taki dokument powinien być załącznikiem do umowy na wykonanie strony internetowej i stanowić jasną podstawę do odbioru gotowego produktu.

Wdrożenia systemów IT często trwają wiele miesięcy, a nawet lat. W związku z tym niezwykle ważne jest upewnienie się, że wybrana firma IT utrzyma płynność finansową i będzie w stanie dokończyć rozpoczęte prace. Przeanalizuj sprawozdania finansowe wykonawcy z ostatnich lat. Zwróć uwagę na ewentualne straty lub spadki przychodów, które mogą budzić obawy co do stabilności przedsiębiorstwa. Ocena struktury finansowej spółki również może dostarczyć cennych informacji.

Z drugiej strony, nie należy automatycznie dyskwalifikować nowych, rozwijających się firm. Ich entuzjazm, kreatywność i konkurencyjne ceny mogą stanowić istotną wartość dodaną do Twojego projektu. Kluczowe jest jednak rzetelne oszacowanie ryzyka związanego z brakiem długiej historii finansowej i świadome podjęcie decyzji. Być może warto omówić kwestie finansowe z wykonawcą i poprosić o wyjaśnienia w przypadku niepokojących sygnałów. Pamiętaj, że decyzja powinna uwzględniać charakter projektu, dostępny czas i Twoją tolerancję na ryzyko.

Jak przygotować się do zawarcia umowy na oprogramowanie? Kancelaria prawna może zweryfikować sytuację prawną i majątkową wykonawcy przed zawarciem umowy z firmą IT.

Wprowadzenie nowych technologii to nie tylko zakup oprogramowania, ale przede wszystkim reorganizacja dotychczasowych procesów w firmie. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie Twojego zespołu do nadchodzących zmian. Upewnij się, że wyznaczone osoby po stronie zamawiającego (np. komitet sterujący) są w pełni zaangażowane i odpowiedzialne za projekt. Sprawdź, czy Twoi pracownicy mają czas i zasoby, aby aktywnie uczestniczyć w testach, warsztatach i konsultacjach z wykonawcą. Niezwykle ważne jest również wsparcie projektu przez kadrę zarządzającą i jasna komunikacja celów wdrożenia.

Bez aktywnego udziału klienta, nawet najlepszy software house nie jest w stanie skutecznie wdrożyć systemu. Czas, zasoby i zaangażowanie obu stron są absolutnie niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Często zdarza się, że początkowy entuzjazm opada lub dotyczy jedynie wąskiego grona osób, co prowadzi do opóźnień, napięć i frustracji. Pamiętaj, że zarówno Tobie, jak i firmie IT zależy na terminowym i skutecznym zakończeniu projektu.

Wiele firm decyduje się na finansowanie projektów IT ze środków zewnętrznych, takich jak dotacje (np. unijne) lub poprzez leasing. Każda z tych form finansowania wiąże się jednak z określonymi ryzykami i potencjalnymi pułapkami.

Projekty realizowane w ramach dotacji często wiążą się ze sztywnymi terminami i szczegółowymi wymogami rozliczeniowymi. W przypadku opóźnień w realizacji projektu, zamawiający może zostać zmuszony do podpisania protokołu odbioru, nawet jeśli oprogramowanie nie spełnia jeszcze wszystkich oczekiwanych funkcjonalności, aby uniknąć utraty dofinansowania. Taka sytuacja może znacząco pogorszyć pozycję zamawiającego w ewentualnych negocjacjach z wykonawcą. Dotacje często dotyczą również konkretnych typów projektów, na przykład łączących wdrożenie oprogramowania ze zmianami w procesie produkcyjnym i zakupem maszyn.

Leasing może być atrakcyjną opcją przy zakupie gotowych licencji na oprogramowanie, takie jak pakiety biurowe (np. Microsoft Office, Adobe, Corel). Jednak w przypadku tworzenia dedykowanego oprogramowania leasing nie jest właściwą formą finansowania. Leasingodawcy zazwyczaj wymagają konkretnego, istniejącego produktu, co może prowadzić do tworzenia sztucznych założeń w umowie, sugerujących, że przedmiotem leasingu jest gotowe oprogramowanie, podczas gdy w rzeczywistości planowane jest stworzenie oprogramowania na miarę. W takiej sytuacji możesz znaleźć się w niekorzystnej sytuacji, płacąc raty leasingowe za oprogramowanie, które nie spełnia Twoich potrzeb lub nawet nie zostało w pełni dostarczone.

Planując projekt IT, warto zadbać o jego kompleksowe zabezpieczenie prawne. W Silesia Legal House specjalizujemy się w obsłudze prawnej projektów z branży IT , oferując wsparcie prawne zarówno software house’om – firmom IT, jak i zamawiającym.

Nasza pomoc obejmuje między innymi:

• Przygotowanie i opiniowanie umów m.in. wdrożeniowych, umów licencyjnych, umów utrzymaniowych i serwisowych, umów SLA (Service Level Agreement), NDA, a także umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
• Reprezentowanie klientów z różnych sektorów, od produkcji i logistyki, po e-commerce, w negocjacjach i sporach związanych z projektami IT.
• Pomoc w negocjowaniu zapisów umów, mająca na celu ochronę interesów klienta, ocenę potencjalnych ryzyk oraz zabezpieczenie praw autorskich do stworzonego oprogramowania (prawo do kodu).
• Reprezentowanie klientów w sporach sądowych dotyczących projektów IT, w tym sporów o nienależyte wykonanie umowy wdrożeniowej, opóźnienia w realizacji projektu, nienależyte świadczenie usług serwisowych, naruszenia praw autorskich lub roszczenia związane z odpowiedzialnością za przestoje w działalności operacyjnej klienta wynikające z wadliwego działania systemu. Pomagamy także w polubownym rozwiązywaniu sporów – od wezwań do zapłaty, przez mediacje, aż po ugody.

Szukasz kancelarii prawnej, która pomoże Ci bezpiecznie przeprowadzić wdrożenie IT?  Jesteśmy radcami prawnymi i adwokatami posiadającymi praktyczne doświadczenie w świadczeniu usług prawnych dla branży IT – od software house’ów, przez integratorów systemów, po klientów biznesowych wdrażających rozwiązania technologiczne. Skontaktuj się z nami, aby zapewnić swojemu projektowi solidne podstawy prawne i spokojnie realizować cyfrową transformację Twojej firmy.

Zapraszamy również do zapoznania się z artykułem, w którym wyjaśniamy, jak napisać umowę wdrożeniową, aby uniknąć problemów na etapie jej wykonywania: https://silesialegalhouse.pl/umowa-wdrozenia-oprogramowania-bez-pulapek-jak-zabezpieczyc-projekt-it-przed-problemami/