Jak wydać e-booka? Możliwości i obowiązki prawne dla przedsiębiorców

Możliwość “bezpłatnego” zdobycia e-booka wymaga konieczności podania danych osobowych przez klienta, gdyż bez tego, nie będzie możliwe udostępnienie mu jego treści. Zazwyczaj jednak przedsiębiorcy chcą dalej przetwarzać te dane, żeby oferować klientom, którzy otrzymali e-booka, nowe produkty lub usługi, którymi mogą być zainteresowani, w tym poprzez wysyłanie newsletterów. Taki e-book stanowi wtedy pewną formę zachęty do skorzystania z usług, znaną jako lead magnet, a późniejsze dostarczanie newslettera stanowi usługę świadczoną drogą elektroniczną, która wymaga stworzenia regulaminu.

Wiąże się to także z koniecznością zadbania o prawidłowe przetwarzanie danych osobowych. Samo przesłanie e-booka stanowi realizację umowy, dlatego aby przetwarzać dane osobowe w tym celu, wystarczy powołać się na przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Sprawa zaczyna się komplikować przy marketingowym wykorzystaniu tych danych. Znajdujemy się wtedy na styku regulacji dotyczących ochrony danych osobowych oraz przesyłania informacji handlowych. Są one do siebie zbliżone i muszą zostać spełnione właściwie jednocześnie, ale trzeba je wyraźnie rozróżnić.

W zakresie danych osobowych, aby ich przetwarzanie było dozwolone do celów marketingowych, najbezpieczniejszą opcją jest uzyskanie zgody klienta. Musi ona być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, a przed jej udzieleniem, klient powinien otrzymać niezbędne informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych. W praktyce następuje to poprzez zaznaczenie checkboxa, w którym zawiera się odesłanie do wcześniej przygotowanej klauzuli informacyjnej. Powinien on być domyślnie odznaczony. Następnie, przykładowo w wiadomości powitalnej, udzielenie zgody powinno zostać potwierdzone, np. poprzez kliknięcie na przeznaczony do tego link (double opt-in).

Znaczącą wadą zgody jest to, że może zostać ona odwołana w każdym czasie i powinno być to możliwe do wykonania równie łatwo, jak jej udzielenie. Klient może więc wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych i minutę po otrzymaniu e-booka wysłać maila, w którym zgodę odwołuje.

Druga opcja to oparcie przetwarzania na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Należy do niej podchodzić z ostrożnością. Najpierw należy wykonać test równowagi, w którym na początku dokładnie określa się, jaką postać ma interes administratora, później rozważyć, czy cel ten może zostać zrealizowany innymi metodami, a jeżeli nie, to ostatnim krokiem jest porównanie spodziewanych korzyści biznesowych z potencjalnym wpływem na prawa i wolności klientów. To rozwiązanie też ma wady. Często w trakcie przeprowadzania testu równowagi może okazać się, że ten sam cel można zrealizować w inny sposób, albo że prawa osób, których dane dotyczą, są ważniejsze. Jednocześnie, wobec tej podstawy przetwarzania, RODO przewiduje także szczególne uprawnienie – prawo do wniesienia sprzeciwu. Jeżeli jest on wniesiony w związku z przetwarzaniem danych do marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, sprzeciw ma właściwie bezwzględny charakter. Ta podstawa powinna być stosowana np. do tworzenia baz klientów, profilowania, czy przetwarzania danych, które klient przekazał po otrzymaniu produktu (badania satysfakcji, opinie).

Oprócz przetwarzania danych do celów marketingowych, ważna jest także sama możliwość otrzymywania informacji handlowych przez klienta. Dotyczy to np. informacji o promocjach, o małej dostępności produktu, czy specjalnych kodów zniżkowych. Od 2024 roku, kwestia ta jest regulowana w art. 368 Prawa komunikacji elektronicznej, który w tym zakresie zawsze wymaga zgody. Musi ona zostać wyrażona na takich samych zasadach, jak zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Co więcej, te informacje mogą być przesyłane w różny sposób – np.przez SMS, przez maila, czy przez powiadomienie w aplikacji. Do każdej z tych metod należy uzyskać osobną zgodę. Jeżeli klient wyraził zgodę tylko na marketing mailowy, to nie jest dozwolone przesyłanie mu informacji o promocyjnych ofertach poprzez SMS. W praktyce, oznacza to konieczność zaznaczenia odpowiedniego checkboxa do każdego odrębnego kanału komunikacji. Checkboxy te powinny być domyślnie odznaczone i nie można wymuszać na kliencie, aby wyraził wszystkie zgody – wystarczy jedna, umożliwiająca skontaktowanie się z nim.

Żadna z tych zgód nie może zostać wymuszona. To oznacza, że uzyskanie e-booka, czy innego produktu oferowanego jako lead magnet, powinno być możliwe również w inny sposób, w tym szczególnie poprzez udostępnienie opcji jego odpłatnego nabycia, bez możliwości otrzymywania przez klienta jakichkolwiek informacji handlowych w przyszłości.

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że opisane zgody dotyczą tego samego, ale to błędny wniosek – zakresem jednej z nich objęte jest przetwarzanie danych osobowych, a zakresem drugiej – otrzymywanie informacji o produktach czy usługach.

E-book jest wydawany w postaci cyfrowej i dlatego zgodnie z ustawą o prawach konsumenta, musi być uznany za treść cyfrową. Każde przekazanie e-booka klientowi będzie następowało poprzez zawarcie z nim umowy o dostarczenie treści cyfrowych. Zapłata przez klienta w przypadku e-booka stanowiącego lead magnet nastąpi w “walucie”, jaką są jego dane osobowe, Jeżeli zapłata następuje w pieniądzu, możliwe do zastosowania są pewne szczególne regulacje, takie jak np. utrata prawa konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Każda umowa o dostarczenie treści cyfrowych musi zawsze zawierać przede wszystkim dane dotyczące sprzedającego, takie jak jego adres, nazwa, NIP oraz dane kontaktowe. Konieczne jest wskazanie terminu dostarczenia produktu lub wykonania usługi, warunków płatności (jeśli ma miejsce), czy wszelkich uprawnień konsumentów. Równie ważne jest prawidłowe opisanie produktu, zgodnie z jego specyfiką i formą. W przypadku e-booka mowa tu o takich kwestiach jak krótki opis jego treści, liczba stron, dostępne formaty, zastosowane zabezpieczenia, czy wersja oprogramowania, która pozwoli na otworzenie pliku.

Konsumenci muszą również zostać poinformowani o swoich uprawnieniach, związanych ze zwrotami czy reklamacją. W przypadku treści cyfrowych, to tutaj tkwi największa różnica. Konsumentowi, który dokonał zapłaty ceny (w pieniądzu) za e-booka nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, jeśli:

• wyraził zgodę na przekazanie mu e-booka lub innych treści cyfrowych przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od umowy
• przed przekazaniem, został poinformowany o tym, że utraci prawo do odstąpienia od umowy po uzyskaniu produktu oraz przyjął tę informację do wiadomości,
• przedsiębiorca przekazał konsumentowi potwierdzenie zawarcia umowy na dostarczenie treści cyfrowych, na którym również znajduje się informacja o utracie prawa do odstąpienia.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Również i tutaj, w praktyce, najczęściej wystarczające jest umieszczenie checkboxa na stronie z odpowiednio przygotowaną informacją. Checkbox ten nie może być domyślnie zaznaczony. Jeśli konsument nie wyrazi zgody na utratę prawa do odstąpienia od umowy, można także wprowadzić inne rozwiązanie: wydłużyć termin realizacji i dostarczyć e-booka dopiero po upływie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

Szczególne uprawnienia są związane z reklamacjami treści cyfrowych. Klient, który zakupił e-booka, może zgłosić reklamację gdy:

1. niezgodne z umową są:
   1.  opis, rodzaj, ilość, jakość, kompletność, funkcjonalność, kompatybilność, interoperacyjność oraz dostępność wsparcia technicznego i aktualizacji,
   2. przydatność do szczególnego celu, do którego są potrzebne konsumentowi, o którym konsument powiadomił przedsiębiorcę najpóźniej w chwili zawarcia umowy i który został zaakceptowany
2. produkty nie nadają się do celów, w których zazwyczaj korzysta się z treści cyfrowej lub usługi cyfrowej tego rodzaju, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, norm technicznych lub dobrych praktyk,
3. produkty nie zostały dostarczane z akcesoriami i instrukcjami, których dostarczenia konsument może rozsądnie oczekiwać,
4. produkty nie zgodne z wersją próbną lub zapowiedzią, które zostały udostępnione konsumentowi przez przedsiębiorcę przed zawarciem umowy.

Jeżeli zapowiedziałeś, że Twój e-book będzie aktualizowany i aktualizacje te będą dostarczane bez dodatkowych opłat, powinieneś je dostarczać przez czas określony w umowie lub czas zasadnie oczekiwany przez konsumenta. Również wobec tych aktualizacji, może on zgłosić reklamację. Gdy Twój e-book zostanie dostarczony jednorazowo i nie będzie aktualizowany, to reklamację musisz rozpatrzyć, jeżeli wada istniała w chwili przekazania produktu i ujawniła się w ciągu dwóch lat. Jeśli wada ujawni się w ciągu roku, istnieje domniemanie, że istniała ona od początku.

Klient może przede wszystkim żądać, abyś doprowadził produkt z umową i przedstawionym opisem w miejsce produktu wadliwego. Gdy to będzie wiązało się dla Ciebie z nadmiernymi kosztami, możesz odmówić. W przypadku tej odmowy, lub jeżeli po prostu nie udało Ci się naprawić produktu, klient może odstąpić od umowy lub zażądać obniżenia ceny.

W czerwcu 2025 roku, weszły w życie nowe przepisy dotyczące dostępności produktów i usług, które w dużej mierze odnoszą się także do stron internetowych oraz produktów cyfrowych. Poza zadbaniem o dostępność swojej strony internetowej, również e-booki muszą spełniać pewne dodatkowe wymagania. Nie ma przy tym znaczenia ich format – dotyczy to zarówno plików PDF, jak i EPUB. Co więcej, same czytniki e-booków też muszą zostać dostosowane do nowych wymogów.

E-booki muszą być przede wszystkim dostosowane do czytników oraz różnych narzędzi wspomagających (interoperacyjność pliku i kompatybilność z narzędziami wspomagającymi). Aby były prawidłowo odczytane, muszą być tworzone w odpowiedniej, logicznej strukturze dokumentu. Tekst e-booka powinien być pierwszą rzeczą do określenia, aby umożliwić ich działanie na czytnikach e-booków. Odpowiedniego zaznaczenia wymagają w tym schemacie także przypisy i cytaty. Również podział na różne elementy – nagłówki, sekcje, spis treści – powinien być właściwie przygotowany, aby umożliwiał nawigację w pliku za pomocą klawiszy lub czytników.

Jeśli Twój e-book zawiera również dźwięk, powinien on być zsynchronizowany z tekstem. Obrazy, diagramy i wykresy, muszą mieć również tzw. tekst alternatywny – opis “ukryty” pod nimi, który umożliwia jego odczytanie przez różne narzędzia wspomagające. Wszystkie kolory i kontrasty tekstu powinny zostać odpowiednio dobrane – tak, aby osoby z wadą wzroku nie miały problemów z odczytaniem treści. Gdy format pliku to umożliwia, powinien on również zawierać metadane o dostępności. Zazwyczaj jest to możliwe w przypadku plików w formacie EPUB, który umożliwia także dynamiczną zmianę np. rozmiaru czcionki, kontrastu czy układu.

E-booki wprowadzane na rynek muszą także spełniać wymogi bezpieczeństwa, przewidziane w rozporządzeniu w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, tzw. GPSR.

Wydanie e-booka, niezależnie w jakim celu, zawsze powinno być poprzedzone zadbaniem o spełnienie wymogów prawnych. Dotyczą one takich kwestii jak ochrona danych osobowych, prawa konsumenta, przesyłanie informacji marketingowych, dostępność cyfrowa czy bezpieczeństwo produktów.

Jeżeli jesteś twórcą i zamierzasz wydać swoją publikację w postaci cyfrowego e-booka, bądź jako przedsiębiorca masz zamiar zachęcić potencjalnych klientów do skorzystania z Twoich usług i produktów poprzez zaoferowanie im e-booka w celach marketingowych, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci ocenić, czy Twoja strona i e-book spełnia wszystkie niezbędne wymogi, zanim zaczniesz rozpowszechnianie go.