Ochrona danych osobowych w IT

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to jeden z najważniejszych obszarów, które należy uwzględnić przy tworzeniu, wdrażaniu i utrzymywaniu systemów IT. W projektach technologicznych przetwarzanie danych osobowych jest niemal nieuniknione — od tworzenia oprogramowania, przez usługi SaaS i PaaS, po integracje systemów czy obsługę chmury. Naszym celem jest zapewnienie, aby rozwiązania IT, które wspierasz lub oferujesz, były zgodne z RODO i jednocześnie możliwe do bezpiecznego wdrożenia oraz eksploatacji.

Obsługa RODO w IT to zestaw działań prawnych i doradczych, które zapewniają zgodność projektów technologicznych z przepisami o ochronie danych osobowych. Obejmuje ona przygotowanie i weryfikację umów powierzenia przetwarzania danych, audyt systemów IT pod kątem zgodności z RODO, opracowanie polityk bezpieczeństwa informacji i procedur wewnętrznych, doradztwo przy projektowaniu rozwiązań typu privacy by design i privacy by default, wsparcie przy incydentach naruszenia ochrony danych czy analizę zgodności usług chmurowych, SaaS, PaaS, IaaS z RODO.

Dostawcy oprogramowania, usług SaaS, PaaS, IaaS, którzy przetwarzają dane osobowe klientów lub użytkowników końcowych.

Software house’y, integratorzy systemów, którzy wytwarzają lub wdrażają systemy przetwarzające dane osobowe.

Przedsiębiorcy wdrażający systemy IT, którzy odpowiadają za zgodność przetwarzania danych w swoich organizacjach.

Startupy technologiczne, które budują produkty cyfrowe operujące na danych osobowych od pierwszego dnia działania.

Firmy zlecające outsourcing IT / body leasing – które powierzają zewnętrznym podmiotom obsługę systemów lub dostęp do danych osobowych (np. administratorów systemów, devopsów, helpdesku).

Podmioty publiczne i spółki Skarbu Państwa realizujące projekty IT, które odpowiadają za przestrzeganie RODO w systemach zamawianych u zewnętrznych dostawców.

Firmy korzystające z gotowych platform lub marketplace’ów zbudowanych na chmurze, które chcą mieć pewność, że ich dostawcy i poddostawcy spełniają wymogi RODO.

Operatorzy aplikacji mobilnych i platform e-commerce,  którzy przetwarzają dane użytkowników końcowych (np. klientów, subskrybentów) i muszą zapewnić zgodność rozwiązań IT z przepisami o ochronie danych osobowych.

• Przygotowanie i weryfikacja umów powierzenia danych osobowych w IT
  – tworzymy umowy powierzenia dostosowane do specyfiki projektu, rodzaju przetwarzanych danych i architektury systemu IT. Sprawdzamy też umowy dostarczone przez kontrahentów, aby upewnić się, że chronią interesy klienta i są zgodne z RODO.
• Doradztwo przy projektowaniu systemów IT zgodnych z RODO (privacy by design)
  – wspieramy zespoły IT i biznesowe na etapie projektowania i tworzenia systemów informatycznych, tak aby uwzględniały zasadę privacy by design i privacy by default oraz były zgodne z RODO od pierwszego dnia działania.
• Audyt zgodności systemów IT, aplikacji i usług chmurowych z RODO
  – przeprowadzamy audyty prawne i techniczne rozwiązań IT, aby ocenić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Wskazujemy luki i proponujemy działania naprawcze.
• Tworzenie polityk i procedur bezpieczeństwa danych w projektach IT
  – opracowujemy polityki przetwarzania danych, instrukcje zarządzania incydentami, procedury zgłaszania naruszeń i inne dokumenty wymagane przez RODO w środowisku IT.
• Wsparcie przy incydentach i naruszeniach ochrony danych w środowisku IT
  – pomagamy w reagowaniu na incydenty, przygotowaniu zgłoszeń do organu nadzorczego, informowaniu osób, których dane dotyczą, oraz dokumentowaniu naruszeń zgodnie z wymogami RODO.
• Negocjowanie warunków RODO z partnerami technologicznymi i dostawcami chmury
  – wspieramy klientów w rozmowach z dostawcami IT i usług chmurowych, pomagając wypracować zapisy umowne zgodne z przepisami i realiami projektu technologicznego.

Posiadamy praktyczne doświadczenie na styku prawa ochrony danych osobowych i projektów technologicznych. Pracujemy zarówno dla dostawców rozwiązań IT, jak i firm wdrażających systemy — dzięki temu rozumiemy wyzwania obu stron. Nasze doradztwo jest praktyczne i dopasowane do specyfiki branży IT. Pomagamy chronić dane osobowe w zgodzie z RODO, ale bez blokowania innowacji i rozwoju technologii.

Czy każda firma IT musi mieć umowy powierzenia danych osobowych?

Tak. Jeśli firma IT przetwarza dane osobowe na zlecenie innego podmiotu (np. jako software house, integrator systemów, dostawca chmury), umowa powierzenia jest obowiązkowa. Brak takiej umowy to naruszenie RODO i ryzyko sankcji.

 Kiedy warto przeprowadzić audyt zgodności systemu IT z RODO?

Audyt warto wykonać przed wdrożeniem systemu, po jego uruchomieniu oraz cyklicznie w trakcie eksploatacji. Pozwala to zidentyfikować ryzyka, uniknąć naruszeń i przygotować się na ewentualne kontrole organu nadzorczego.

Czy RODO dotyczy danych osobowych przechowywanych w chmurze?

Tak. Odpowiedzialność za zgodność z RODO ponosi administrator danych, nawet jeśli dane są przetwarzane w chmurze. Ważne jest, aby współpraca z dostawcą chmury była uregulowana odpowiednimi umowami powierzenia.

Czym różni się privacy by design od zwykłej ochrony danych?

Privacy by design to podejście, w którym ochrona danych osobowych jest uwzględniana już na etapie projektowania systemu IT, a nie dopiero po jego stworzeniu. To obowiązek wynikający z RODO, a nie jedynie dobra praktyka.