Umowa licencyjna na oprogramowanie

Umowa licencyjna IT to podstawa legalnego korzystania z oprogramowania. Tworzymy i analizujemy umowy, które jasno określają prawa i obowiązki stron, chronią interesy naszych klientów i minimalizują ryzyka związane z użytkowaniem systemów informatycznych.

Oprogramowanie jest chronione prawem autorskim jako utwór w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych. To oznacza, że co do zasady nie można go legalnie używać bez zgody twórcy lub podmiotu, który ma do niego prawa autorskie. Umowa licencyjna na oprogramowanie jest właśnie tą formą zgody – reguluje warunki, na jakich użytkownik (licencjobiorca) może korzystać z programu komputerowego, bez przenoszenia autorskich praw majątkowych.

Umowa licencyjna na oprogramowanie to zatem dokument, który reguluje zasady legalnego korzystania z oprogramowania, systemów informatycznych, narzędzi SaaS czy komponentów kodu źródłowego. Dobrze skonstruowana umowa licencyjna chroni zarówno dostawcę, jak i użytkownika systemu — określa, kto i na jakich warunkach może korzystać z oprogramowania, na jakim polu eksploatacji i w jakim zakresie. Zapobiega nieporozumieniom i minimalizuje ryzyka prawne związane z niewłaściwym użyciem licencjonowanych rozwiązań.

Warto rozróżnić samą licencję, która oznacza uprawnienie do korzystania z utworu, od umowy licencyjnej, która określa szczegółowe warunki tego korzystania, w tym zakres licencji (np. liczba stanowisk, terytorium, czas trwania), sposób rozliczeń, ograniczenia i obowiązki stron. Dobrze przygotowana umowa licencyjna precyzuje te kwestie, chroniąc obie strony przed nieporozumieniami i ryzykiem naruszenia prawa.

Umowa licencyjna na oprogramowanie jest potrzebna zawsze wtedy, gdy chcesz legalnie umożliwić korzystanie z programu komputerowego, który jako utwór podlega ochronie prawnoautorskiej. W praktyce dotyczy to nie tylko sytuacji, gdy kupujesz gotowe rozwiązanie, ale także gdy tworzysz oprogramowanie i zamierzasz udostępnić je użytkownikom.

Dla twórców oprogramowania, aplikacji czy systemów IT umowa licencyjna jest niezbędna przy każdym wprowadzeniu produktu na rynek. To dzięki niej można:

• precyzyjnie określić warunki korzystania z  programu (np. zakres licencji, pola eksploatacji, czas trwania, terytorium, ograniczenia dotyczące modyfikacji, sublicencjonowania czy integracji),

• chronić swoje prawa autorskie i know-how,

• ustalić sposób rozliczeń za licencję (jednorazowe, abonamentowe, per użytkownik, per urządzenie),

• uniknąć ryzyka niekontrolowanego kopiowania lub nieuprawnionego używania oprogramowania.

Dla użytkowników oprogramowania (np. firm wdrażających system ERP, CRM czy SaaS) umowa licencyjna jest podstawą legalnego korzystania z systemu. Jest kluczowa nie tylko przy samym wdrożeniu (ponieważ bez ważnej licencji nie można prawidłowo użytkować ani serwisować oprogramowania), ale również w kontekście późniejszego serwisu, utrzymania czy rozwoju systemu. W praktyce często to właśnie posiadanie ważnej licencji jest warunkiem świadczenia usług serwisowych czy utrzymaniowych.

Warto pamiętać, że umowa licencyjna na oprogramowanie może być całkowicie odrębnym bytem prawnym — niezależnym od umowy wdrożeniowej czy umowy serwisowej. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy kupujesz gotowy produkt od zewnętrznego dostawcy lub gdy oferujesz własne oprogramowanie jako produkt rynkowy.

• Przygotowanie umów licencyjnych na oprogramowanie od podstaw
  – tworzymy umowy licencyjne dostosowane do specyfiki oprogramowania, modelu biznesowego klienta (np. licencje wyłączne, niewyłączne, sublicencje, SaaS) i sposobu dystrybucji. Dbamy o zabezpieczenie praw autorskich i jasne określenie warunków korzystania z programu.
• Weryfikacja i analiza umów licencyjnych na oprogramowanie
  – sprawdzamy wzory umów licencyjnych dostarczone przez kontrahentów lub partnerów technologicznych. Wskazujemy ryzyka i proponujemy zmiany, które chronią interesy klienta, zapobiegają vendor lock-in i niekontrolowanym kosztom.
• Negocjacje warunków umów licencyjnych na oprogramowanie
  – wspieramy w rozmowach z dostawcami oprogramowania i klientami, pomagając wypracować postanowienia licencji zgodne z realiami biznesowymi i potrzebami stron.
• Doradztwo przy licencjonowaniu oprogramowania
  – pomagamy twórcom oprogramowania w przygotowaniu dokumentacji prawnej (umowy licencyjne, regulaminy, Terms of Use), gdy wprowadzają swoje rozwiązania na rynek (np. aplikacje, SaaS).
• Doradztwo przy audytach licencyjnych i kontrolach prawidłowości korzystania z licencji na oprogramowanie
  – wspieramy klientów w przygotowaniu do audytów licencyjnych oraz weryfikacji zgodności użytkowania oprogramowania z warunkami umowy.

Mamy szerokie doświadczenie w przygotowywaniu, analizie i negocjowaniu umów licencyjnych na oprogramowanie – zarówno dla twórców, jak i dla użytkowników systemów IT. Wiemy, jak projektować umowy, które zabezpieczają prawa autorskie dostawcy a jednocześnie zapewniają użytkownikowi realną swobodę korzystania z oprogramowania na przejrzystych i bezpiecznych zasadach.

Dbamy o to, aby umowy chroniły przed vendor lock-in, niekontrolowanymi kosztami i ryzykiem sporów. Nasze rozwiązania są praktyczne, dostosowane do modelu biznesowego klienta i sposobu dystrybucji oprogramowania – od klasycznych licencji, przez SaaS, po skomplikowane modele hybrydowe.

Umowa licencyjna na oprogramowanie to kluczowy dokument, który reguluje legalne i bezpieczne korzystanie z systemów IT. Dzięki naszemu doświadczeniu wiemy, które obszary umowy są najważniejsze, aby chronić prawa autorskie, interesy biznesowe i uniknąć sporów. Poniżej wskazujemy aspekty, które zawsze warto precyzyjnie uregulować w umowie licencyjnej.

Czy umowa licencyjna na oprogramowanie jest potrzebna przy każdym wdrożeniu systemu IT?

Tak. Umowa licencyjna na oprogramowanie jest niezbędna, aby legalnie korzystać z systemu wdrożonego w organizacji. Bez niej nie można prawidłowo użytkować, serwisować ani rozwijać oprogramowania.

Czym różni się umowa licencyjna na oprogramowanie od umowy przeniesienia praw autorskich?

Umowa licencyjna na oprogramowanie daje prawo do korzystania z programu w określonym zakresie, natomiast umowa przeniesienia praw autorskich przekazuje pełne prawa majątkowe do utworu, pozwalając np. na jego dalszą odsprzedaż lub modyfikację.

Jakie ryzyka ogranicza dobrze przygotowana umowa licencyjna na oprogramowanie?

Chroni przed nieuprawnionym wykorzystaniem programu, niekontrolowanymi kosztami dodatkowymi, roszczeniami o naruszenie praw autorskich i problemami przy zmianie dostawcy (vendor lock-in).

Czy umowa licencyjna na oprogramowanie może być wypowiedziana?

Tak, ale zasady wypowiadalności powinny być jasno określone w umowie. Zapewnienie całkowitej niewypowiadalności licencji jest w praktyce trudne, dlatego warto skierować się po pomoc do profesjonalnego prawnika IT, który zadba o odpowiednie postanowienia umowy.