Opłata reprograficzna – kiedy nie obowiązuje i jak ją zapłacić? Import, sprzedaż i dystrybucja urządzeń i nośników

W pierwszym artykule omówiliśmy podstawy opłaty reprograficznej oraz projektowane zmiany dotyczące urządzeń takich jak smartfony, tablety i komputery. W drugim przyjrzeliśmy się szczegółowo dyskom twardym i nośnikom pamięci: HDD, SSD i NVMe  wskazując, które z nich mogą mieścić się w wykazie urządzeń i nośników objętych opłatą, a które są do niego „dopisywane” wyłącznie w drodze nadinterpretacji.

Punktem wyjścia do dalszej analizy musi być przypomnienie, że opłata reprograficzna ma stanowić rekompensatę za dozwolony użytek osobisty, czyli sporządzanie kopii utworów przez osoby fizyczne na własny użytek prywatny. Nie jest to opłata od technologii jako takiej, lecz mechanizm ściśle powiązany z konsumenckim sposobem korzystania z urządzeń i nośników danych.

Z tego względu kluczowe znaczenie ma to, do kogo faktycznie trafia sprzedawany sprzęt. W przypadku obrotu B2C potencjalny związek z dozwolonym użytkiem osobistym co do zasady istnieje. Inaczej wygląda sytuacja w modelu B2B oraz B2G, gdzie urządzenia i nośniki danych są nabywane w celu realizacji działalności gospodarczej, zawodowej lub publicznej, a nie do prywatnego kopiowania utworów.

Analiza zakresu opłaty reprograficznej nie może ograniczać się wyłącznie do odpowiedzi na pytanie, czy dany dysk lub nośnik danych mieści się w wykazie urządzeń i nośników objętych opłatą. Równie istotne znaczenie ma bowiem status podmiotu wprowadzającego sprzęt do obrotu oraz charakter sprzedaży, w ramach której dany sprzęt trafia do odbiorcy końcowego.

Zgodnie z art. 20 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, obowiązek odprowadzania opłaty reprograficznej obciąża co do zasady producentów oraz importerów, a nie każdy podmiot uczestniczący w dalszym obrocie towarem. Konstrukcja ta nie jest przypadkowa – opłata ma bowiem pełnić funkcję rekompensaty za dozwolony użytek osobisty realizowany przez osoby fizyczne, polegający na sporządzaniu kopii utworów na własny użytek prywatny.

Z tego względu kluczowe znaczenie ma to, do jakiego kręgu odbiorców kierowana jest sprzedaż oraz w jakim celu sprzęt jest następnie wykorzystywany. W przypadku obrotu realizowanego wyłącznie lub w przeważającej mierze w modelu B2B albo B2G, urządzenia i nośniki danych trafiają do podmiotów wykorzystujących je w działalności zawodowej, gospodarczej lub administracyjnej. Taki sposób korzystania z utworów co do zasady wykracza poza dozwolony użytek osobisty, który stanowi podstawę konstrukcji opłaty reprograficznej.

W realiach obrotu profesjonalnego korzystanie z utworów następuje nie w ramach użytku prywatnego osób fizycznych, lecz w ramach działalności zarobkowej lub instytucjonalnej, a więc w sferze, w której wymagana jest odrębna podstawa licencyjna. Skoro zatem w danym modelu sprzedaży potencjalne korzystanie z utworów wymagałoby licencji, a nie mieściłoby się w granicach dozwolonego użytku osobistego, brak jest aksjologicznego i normatywnego uzasadnienia dla nakładania opłaty reprograficznej, której funkcją jest rekompensata wyłącznie za legalne, nieodpłatne korzystanie przez osoby fizyczne na własny użytek.

Jeżeli charakter obrotu, przeznaczenie sprzętu oraz krąg odbiorców jednoznacznie wykluczają jego wykorzystanie przez osoby fizyczne na własny użytek prywatny, brak jest podstaw do obciążania producenta lub importera opłatą, której ratio legis nie znajduje w takim przypadku zastosowania.

Istotne znaczenie ma również analiza całego łańcucha dystrybucji, a nie wyłącznie pojedynczej transakcji sprzedaży. Konstrukcja opłaty reprograficznej zakłada bowiem, że ciężar opłaty jest powiązany z pierwszym wprowadzeniem urządzenia lub nośnika do obrotu na terytorium Polski, przy czym wprowadzany sprzęt musi być potencjalnie przeznaczony do użytku przez konsumenta – osobę fizyczną. Jeżeli zatem łańcuch dystrybucji jest ukształtowany w taki sposób, że na jego końcu nie występuje konsument, lecz wyłącznie przedsiębiorca lub podmiot publiczny, brak jest funkcjonalnego związku pomiędzy sprzedażą sprzętu a dozwolonym użytkiem osobistym, który stanowi uzasadnienie opłaty reprograficznej.

Kluczowe jest również rozumienie pojęcia importu na gruncie art. 20 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Podmiot, który nabywa sprzęt od dostawców krajowych i dokonuje jego dalszej odsprzedaży na terytorium Polski, nie jest importerem, lecz dystrybutorem. Obowiązek uiszczania opłaty reprograficznej nie powstaje więc po jego stronie.

Status importera aktualizuje się dopiero w zakresie, w jakim dany podmiot sprowadza sprzęt spoza terytorium Polski i jako pierwszy wprowadza go do obrotu krajowego. Dotyczy to również importu z innych krajów UE/EOG – jest to więc znacząca różnica w stosunku do pojęcia importu na gruncie przepisów podatkowych.

Jest to kolejne zawężenie zakresu obowiązku uiszczania opłaty reprograficznej – potencjalnie opłatą powinny być objęte wyłącznie urządzenia i nośniki sprowadzone spoza Polski przez dany podmiot i przeznaczone do obrotu konsumenckiego.

Na tle powyższego odrębnie należy ocenić sprzęt używany lub poleasingowy. Co do zasady, taki sprzęt nie podlega ponownej opłacie reprograficznej, o ile został już wcześniej wprowadzony do obrotu na terytorium Polski i opłata została od niego naliczona na wcześniejszym etapie. Opłata reprograficzna ma bowiem charakter jednorazowy i jest związana z pierwszym wprowadzeniem urządzenia lub nośnika do obrotu krajowego. Bez znaczenia pozostaje przy tym fakt, że sprzęt był wcześniej używany za granicą lub że opłata została uiszczona w innym państwie – istotne jest wyłącznie to, czy pierwsza sprzedaż na obszarze Polski miała już miejsce.

W praktyce oznacza to, że sprzęt używany lub poleasingowy może podlegać opłacie reprograficznej tylko wtedy, gdy jest po raz pierwszy wprowadzany do obrotu na terytorium Polski. Jeżeli natomiast został on już wcześniej sprzedany w Polsce, jego dalsza odsprzedaż niezależnie od liczby kolejnych transakcji nie rodzi obowiązku ponownego naliczania opłaty.

Opłata reprograficzna bywa potocznie nazywana „podatkiem od urządzeń”, jednak z prawnego punktu widzenia nie jest daniną publiczną. Nie ma charakteru podatku ani opłaty administracyjnej, nie jest też pobierana przez organy państwa. Jej charakter jest cywilnoprawny, a sama opłata stanowi szczególny rodzaj wynagrodzenia należnego twórcom i podmiotom uprawnionym z praw pokrewnych z tytułu dozwolonego użytku osobistego.

Mechanizm ten opiera się na założeniu, że osoby fizyczne mogą , w granicach dozwolonego użytku osobistego, sporządzać kopie utworów bez konieczności uzyskiwania licencji. Opłata reprograficzna ma rekompensować twórcom potencjalną utratę wynagrodzenia wynikającą z takiego legalnego, nieodpłatnego korzystania. Z tego względu opłata ta nie zastępuje licencji i nie legalizuje korzystania z utworów poza zakresem dozwolonego użytku osobistego.

W praktyce poborem i egzekwowaniem opłaty zajmują się organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi (OZZ). Działają one we własnym imieniu, ale na rzecz reprezentowanych twórców i uprawnionych. OZZ nie są organami władzy publicznej i nie dysponują kompetencjami administracyjnymi – ich działania mają wyłącznie charakter cywilnoprawny.

Uprawnienia OZZ sprowadzają się przede wszystkim do:

• występowania z roszczeniami o zapłatę opłaty reprograficznej,
• kierowania wezwań do zapłaty oraz pism informacyjnych,
• żądania określonych danych niezbędnych do ustalenia, czy i w jakim zakresie obowiązek zapłaty może powstać,
• dochodzenia roszczeń na drodze postępowania cywilnego.

Nie oznacza to jednak, że każde pismo OZZ automatycznie przesądza o istnieniu obowiązku zapłaty. Skoro opłata reprograficzna ma charakter cywilnoprawny, to każdorazowo wymaga wykazania podstawy prawnej roszczenia, w tym spełnienia przesłanek wynikających z ustawy i rozporządzenia. W razie sporu to właśnie przed sądem powszechnym oceniane jest, czy dany podmiot zobowiązany jest do uiszczania opłaty reprograficznej.

Opłata reprograficzna nie jest pobierana przez urząd skarbowy ani inną instytucję publiczną, lecz jest uiszczana na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, które na mocy ustawy reprezentują interesy twórców i podmiotów uprawnionych. Organem wykonującym obowiązki w zakresie zbierania i dystrybucji opłat jest przede wszystkim Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych (ZAiKS) — wskazany w rozporządzeniu jako podmiot uprawniony do dochodzenia należności z tytułu opłaty reprograficznej. W praktyce do zadań ZAiKS należy przyjmowanie rozliczeń, prowadzenie rejestrów oraz przekazywanie środków uprawnionym twórcom.

Z chwilą powstania obowiązku podatnik (tj. producent lub importer) powinien bez wezwania dokonywać rozliczeń i wpłat do uprawnionej organizacji. Opłata powinna być naliczana i odprowadzana co kwartał, a płatność powinna zostać dokonana do 14. dnia po zakończeniu każdego kwartału (czyli: do 14 kwietnia, 14 lipca, 14 października i 14 stycznia). Po zaksięgowaniu wpłaty organizacja potwierdza jej otrzymanie, przekazując przedsiębiorcy informację rozliczeniową oraz numer rachunku rozliczeniowego, na który mają być kierowane wpłaty.

W praktyce uzupełnienia się deklaracje rozliczeniowe zawierające:

• liczbę sprzedanych egzemplarzy urządzeń i czystych nośników podlegających opłacie,
• wartość sprzedaży brutto (cenę uzyskaną ze sprzedaży urządzeń i nośników) obliczoną opłatę za dany kwartał kalendarzowy.

Znajdziesz je na tej stronie: link

Znaczenie dla powstania i wymagalności obowiązku zapłaty opłaty reprograficznej ma data sprzedaży urządzeń lub nośników, a nie moment wystosowania wezwania przez organizację zbiorowego zarządzania.

Jednocześnie w orzecznictwie jednoznacznie przesądzono, że opłata reprograficzna nie ma charakteru świadczenia okresowego. W wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z 31 maja 2023 r. (XXV C 1487/12) podkreślono, że nie jest to zobowiązanie powtarzalne w rozumieniu prawa cywilnego, lecz świadczenie związane z konkretnym zdarzeniem, jakim jest wprowadzenie urządzenia lub nośnika do obrotu. Ma to istotne znaczenie praktyczne dla ustalania przedawnienia roszczeń o zapłatę opłaty reprograficznej, który wynosi 6 lat, przy czym liczony jest odrębnie dla każdej należności, tj. osobno dla każdego kwartału, w którym powstał obowiązek zapłaty.

Oznacza to, że organizacje zbiorowego zarządzania mogą dochodzić zaległych opłat za poszczególne okresy rozliczeniowe wstecz aż do upływu 6 lat od daty ich wymagalności, a nie według uproszczonego trzyletniego terminu, który bywa błędnie przyjmowany w obrocie gospodarczym.

Aby prawidłowo realizować obowiązek i uniknąć problemów przy ewentualnej kontroli, przedsiębiorca, który produkuje lub importuje urządzenia i nośniki danych objęte opłatą, a następnie wprowadza je do obrotu, powinien prowadzić rzetelną ewidencję sprzedaży. Taka ewidencja powinna zawierać w szczególności:

• nazwę i model urządzenia/nośnika,
• liczbę sztuk sprzedanych w danym okresie rozliczeniowym,
• informację czy sprzedaż miała charakter B2C, B2B czy B2G,
• daty sprzedaży i dokumenty źródłowe (faktury, WZ itp.),
• ewentualne importy spoza UE, z podaniem daty i wartości celnej.

Tak prowadzona ewidencja pozwala nie tylko prawidłowo obliczyć należną opłatę, ale również wykazać w razie kontroli, że sprzedaż odbywała się w sposób zgodny z ustawą.

Stawki opłaty reprograficznej są określone w rozporządzeniu i zależne od rodzaju urządzenia lub nośnika wskazanego w wykazie. Znajdziesz je tutaj: link.

W praktyce mechanizm obliczenia opłaty jest prosty: przedsiębiorca ustala właściwą stawkę jednostkową, a następnie mnoży ją przez liczbę sztuk sprzedanych w danym kwartale. Tak obliczona kwota stanowi podstawę do kwartalnej wpłaty na rachunek właściwej organizacji zbiorowego zarządzania.

Jednocześnie istotne znaczenie ma prawidłowe ustalenie podstawy obliczenia opłaty. Podstawą tą powinna być cena brutto sprzedawanego urządzenia lub nośnika, rozumiana jako cena samego sprzętu objętego opłatą. Do tej ceny nie dolicza się kosztów dodatkowych, jakie nabywca ponosi
w związku ze sprzedażą, takich jak koszty transportu, pakowania czy ewentualnego ubezpieczenia urządzenia lub nośnika. Bez znaczenia pozostaje przy tym fakt, że koszty te mogą być wykazane na jednym dokumencie księgowym, np. na tej samej fakturze co cena sprzedaży – nie zwiększają one podstawy naliczenia opłaty reprograficznej.

Warto również podkreślić, że pobieranie opłat reprograficznych nie podlega podatkowi od towarów
i usług (VAT). Opłata ta ma charakter odrębny od ceny sprzedaży i nie stanowi elementu podstawy opodatkowania VAT, co ma znaczenie zarówno dla prawidłowego rozliczenia podatkowego, jak i dla konstruowania dokumentacji sprzedażowej.

Nieco więcej kłopotów sprawiają urządzenia wielofunkcyjne. Rozporządzenie przewiduje ponadto szczególną zasadę na wypadek, gdy urządzenie lub nośnik objęty opłatą stanowi jedynie część składową innego urządzenia, które nie podlega opłacie.

Oznacza to, że jeżeli sprzedawany jest np. komputer, który jako urządzenie nie podlega na dziś opłacie reprograficznej, ale zawiera dysk twardy objęty wykazem, opłata nie może być liczona od ceny całego komputera. Konieczne jest ustalenie podstawy opłaty wyłącznie w odniesieniu do tej części składowej, która została objęta rozporządzeniem, czyli dysku. Więcej o dyskach HDD, SSD oraz nośnikach NVMe znajdziesz w tym artykule: link (do wpisu).

Na gruncie wcześniejszego rozporządzenia z 1995 roku (Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 5 grudnia 1995 r. w sprawie wysokości, szczegółowych zasad pobierania i odprowadzania opłat od czystych nośników i urządzeń służących do utrwalania utworów dla własnego użytku osobistego oraz wskazania organizacji zbiorowego zarządzania właściwych do ich pobierania )ustawodawca wprost wskazywał, że w takich przypadkach podstawą opłaty powinna być cena sprzedaży samodzielnego urządzenia o podobnych parametrach. Obecnie analogicznej regulacji już nie ma. Brak szczegółowego przepisu technicznego należy interpretować w świetle celu regulacji oraz utrwalonego orzecznictwa, które konsekwentnie podkreśla konieczność indywidualizacji funkcji i wartości elementu objętego opłatą, a nie obciążania opłatą całego urządzenia wielofunkcyjnego.

W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży urządzenia złożonego, takiego jak komputer, przedsiębiorca powinien wyodrębnić w ramach ceny sprzedaży wartość dysku twardego jako elementu objętego opłatą reprograficzną. Ustalenie tej wartości powinno nastąpić w oparciu o obiektywne kryteria, w szczególności:

• cenę zakupu dysku jako komponentu,
• wartość przypisaną temu komponentowi w kalkulacji kosztowej zestawu,
• albo cenę rynkową porównywalnego dysku sprzedawanego samodzielnie.

Dopiero od tak ustalonej ceny brutto dysku, a nie od ceny całego komputera, należy naliczyć opłatę reprograficzną według właściwej stawki.

Jeżeli otrzymałeś pismo od organizacji zbiorowego zarządzania i nie masz pewności, czy w Twoim przypadku w ogóle powstaje obowiązek uiszczania opłaty reprograficznej, w szczególności gdy sprzedajesz komputery, dyski, serwery lub inny sprzęt IT, także za pośrednictwem serwisów aukcyjnych lub platform e-commerce i potrzebujesz rzetelnej analizy prawnej, skontaktuj się
z nami. Pomożemy ocenić Twoją sytuację, zweryfikować zasadność roszczeń oraz dobrać właściwy sposób dalszego działania.