Prawnie poprawny newsletter – jak prowadzić newsletter zgodny z prawem?

Pierwszym aspektem jest prawna możliwość przesyłania informacji handlowych do innych osób. W tym zakresie, kluczową rolę odgrywają przepisy niedawno wprowadzonej ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku – Prawo komunikacji elektronicznej. Do niedawna, jeszcze przed jej wejściem w życie w drugiej połowie zeszłego roku, sytuacja wyglądała nieco odmiennie, gdyż kwestię przesyłania informacji, w zależności od sposobu, regulowały dwa różne akty prawne. Z tego powodu, przy zapisywaniu się do newsletterów, których regulaminy nie są na bieżąco aktualizowane, ciągle możemy ujrzeć podstawy prawne, które przestały obowiązywać. Warto zadbać więc o ich aktualizację.

Przede wszystkim, obecna ustawa wprost odsyła do ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, posługując się zwrotem „informacja handlowa”.

Czym jest informacja handlowa? W dużym uproszczeniu – jest to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Musi ona być wyraźnie wyodrębniona i nie może budzić wątpliwości, że jest właśnie informacją handlową. Każdorazowo powinna także zawierać:

Nie ma przy tym wątpliwości, że newsletter jest usługą świadczoną drogą elektroniczną. To oznacza, że przed rozpoczęciem jego wysyłania, należy przygotować regulamin świadczenia tej usługi, aby móc go potem stosować. Regulamin ten trzeba nieodpłatnie udostępnić odbiorcy newslettera przed zawarciem umowy o świadczenie usług (a więc przed zapisaniem się przez użytkownika do newslettera), a także na każde jego żądanie. W praktyce wystarczy udostępnienie go na stronie internetowej.

Przepisy Prawa komunikacji elektronicznej nakazują również uzyskanie uprzedniej zgody (a więc wyrażonej przed rozpoczęciem wysyłki) abonenta lub użytkownika końcowego (czyli potencjalnego odbiorcy newslettera), jeżeli chcemy przesyłać do niego informację handlową, w tym marketing bezpośredni, za pomocą automatycznych systemów wywołujących (np. systemów poczty elektronicznej, systemów generujących wiadomości SMS) lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefonu, komputera). Nie ma znaczenia czy newsletter miałby być wysyłany do osoby fizycznej, czy do osoby prawnej (np. do spółki, fundacji, stowarzyszenia).

Zgoda ta może zostać wyrażona przez udostępnienie adresu mailowego. Do jej uzyskania będą stosowane odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych. To oznacza, że osoba, która wyraża zgodę na informację handlową, musi mieć podane informacje o tożsamości przedsiębiorcy, który będzie wysyłał jej informacje handlowe.

Oto 5 cech zgody na otrzymywanie informacji handlowej:

Z tego powodu, zaleca się (choć nie jest to obowiązkowe) używanie tzw. double opt-in, polegającym na to, że najpierw zainteresowana osoba podaje swój adres mailowy, a następnie na ten adres przesyłana jest jej wiadomość z linkiem do potwierdzenia zapisu do newslettera. Dopiero po potwierdzeniu można będzie uznać, że zgoda została wyrażona. To jest pewnego rodzaju gwarancja, że użytkownik danego maila samodzielnie zapisał się do newslettera, a nie że np. zrobiła to osoba trzecia bez jego wiedzy. Zastosowanie double opt-in pozwala potencjalnie rozwiązać problemy, które mogłyby się pojawić na dalszym etapie.

Przedsiębiorcy, prowadząc działalność, muszą dbać o wypełnianie obowiązków związanych także i z ochroną konkurencji i konsumentów. Często można usłyszeć o kontrolach Prezesa UOKIK, który po przeprowadzeniu postępowania, może nałożyć bardzo dotkliwe kary za działania podjęte nawet kilkanaście lat wcześniej.

Zakres przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów jest bardzo szeroki. Można powiedzieć, że kluczową rolę odgrywają tutaj trzy akty: ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ustawa z dnia 23 sierpnia 2007 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym, oraz ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów.

Przepisy te mają znaczenie w każdej sferze działalności przedsiębiorcy, a więc i przy przesyłaniu informacji za pomocą newslettera. A to dlatego, że wysyłanie ich bez uzyskania uprzedniej zgody, stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu pierwszej z wymienionych wyżej ustaw. Taka sama sytuacja, w związku ze zbliżonym brzmieniem poprzednich przepisów, miała miejsce również przed wejściem w życie Prawa komunikacji elektronicznej. Prezes UOKIK, w zakresie newsletterów, zwracał uwagę m.in. na zapewnienie konieczności wyrażenia zgody dla każdej formy komunikacji (SMS, e-mail, rozmowa telefoniczna itd.).

Niektóre rodzaje usług lub towarów mogą być objęte szczególnymi warunkami dotyczącymi ich reklamowania. Wymogi te mogą wynikać nie tylko z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, ale również z wewnętrznych aktów samorządów zawodowych czy kodeksów etyki. W takim przypadku, informacje przesyłane w newsletterze, będą musiały być do nich właściwie dopasowane.

Ponadto, warto odróżnić newslettery, na które odbiorca sam się zapisał od tzw. cold mailingu i cold callingu – czyli działań polegających na nawiązywaniu kontaktu z osobami, które wcześniej nie wyraziły zgody na jego otrzymywanie.

Wysyłanie wiadomości e-mail do potencjalnych klientów, którzy wcześniej nie wyrazili zgody na kontakt, jest co do zasady niedozwolone. Istnieje jednak pewien wyjątek dotyczący kontaktu z przedsiębiorcami. W określonych przypadkach możliwe jest przesłanie wiadomości na ogólny adres firmowy, taki jak np. kontakt@firma.pl czy biuro@firma.pl, bez uprzednio uzyskanej zgody. Dopuszczalne jest to wtedy, gdy treść wiadomości ma związek z działalnością danej firmy, nie zawiera nachalnych treści reklamowych ani typowo promocyjnych ofert, a jedynie przedstawia np. możliwość współpracy lub zaproszenie do kontaktu. Istotne jest również, aby przekaz był odpowiednio spersonalizowany i nie sprawiał wrażenia masowo rozsyłanego spamu.

Należy jednak pamiętać, że jeśli wiadomość zawiera elementy stricte promocyjne – jak np. konkretna oferta handlowa, rabat czy zachęta do zakupu – to taka komunikacja zostanie uznana za informację handlową, a wtedy wymagane jest uzyskanie wcześniejszej zgody odbiorcy, niezależnie od tego, czy jest to zwykła osoba fizyczna, czy przedsiębiorca.

A skoro klienci podają nam swoje dane i je przetwarzamy, to w grę wchodzą także przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, a więc i unijnego rozporządzenia, które powszechnie znane jest pod skrótem RODO. Nie ma ono jednak zastosowania do danych dotyczących osób prawnych.

Do każdego procesu przetwarzania, potrzebne jest zaistnienie odpowiedniej przesłanki, wymienionej w artykule 6 RODO. Dla przetwarzania danych w związku z obsługą newslettera, w zależności od sytuacji, możliwe będzie zastosowanie do tego zgody osoby, której dane dotyczą, lub prawnie uzasadnionego interesu administratora. Użycie drugiej z tych przesłanek do marketingu bezpośredniego zostało wspomniane już w samych motywach RODO.

Ważne przy tym jest, aby nie mylić zgody na przetwarzanie danych ze zgodą na otrzymywanie informacji handlowej. Są to dwie osobne zgody i zawsze powinny być zbierane odrębnie, jedna po drugiej, a nie przy pomocy jednej czynności, jak np. zaznaczenia tylko jednego pola wyboru. Jeśli zdecydujemy się na drugą ze wspomnianych przesłanek, a więc prawnie uzasadniony interes administratora, koniecznie trzeba wykazać, w czym się on przejawia.

Każdorazowo należy również zadbać o wypełnienie pozostałych obowiązków, do których zaliczyć można m.in. prowadzenie rejestrów związanych z przetwarzaniem danych, realizowanie żądań osób, których dane dotyczą, czy wydawanie upoważnień.

Jak wspomniano, przesyłanie informacji handlowych bez zgody, będzie mogło zostać uznane za czyn nieuczciwej konkurencji. Z tym mogą wiązać się dotkliwe sankcje, których każdy wolałby uniknąć, zwłaszcza, że nie wydaje się to być trudne.

Pierwszą możliwością jest dochodzenie roszczeń bezpośrednio przez innych przedsiębiorców, których interes został naruszony lub zagrożony, na drodze cywilnej. Mogą oni żądać:

1. zaniechania niedozwolonych działań;
2. usunięcia ich skutków;
3. złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie;
4. naprawienia wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych;
5. wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych;
6. jeśli czyn był zawiniony – zasądzenia sumy pieniężnej na określony cel społeczny.

Kary nakładane przez Prezesa UOKIK z powodu różnych naruszeń to tematy często głośne medialnie.

W zakresie newsletterów UOKIK może, po uzyskaniu zgłoszenia lub z urzędu, wszcząć postępowanie wyjaśniające, zmierzające do wszczęcia postępowania w sprawach naruszających zbiorowe interesy konsumentów. Niekorzystne zakończenie takiej sprawy może zakończyć się karą w wysokości nie większej niż 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym rok jej nałożenia.

O karach nakładanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych za nieprzestrzeganie przepisów związanych z ochroną danych osobowych słyszy się równie często. UODO po kontroli przeprowadzonej również z urzędu lub na wniosek, także ma możliwość nałożenia surowej kary. Jej maksymalna wysokość może wynosić do 20 milionów euro lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z poprzedniego roku obrotowego.

Prowadzenie newslettera to nie tylko szansa na rozwój i polepszenie kontaktu z klientami, ale także konieczność dostosowania się do obowiązków prawnych – w zakresie uzyskania zgody odbiorcy na otrzymywanie informacji handlowych, przygotowania regulaminu usługi świadczonej drogą elektroniczną, oraz zapewnienia zgodności działań z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Niedopełnienie tych formalności może narazić przedsiębiorcę na nałożenie na niego dotkliwych kar pieniężnych. Ich uniknięcie bądź zminimalizowanie wymaga kilku bardzo prostych, dokonanych wcześniej działań.

Nasza kancelaria może zagwarantować Ci fachową pomoc na każdym etapie tego procesu – zarówno przy wdrażaniu i dalszym używaniu newslettera, jak i w trakcie postępowań zmierzających do nałożenia kary.