Polityka korzystania z AI w firmie

Sztuczna inteligencja (AI) stała się codziennym narzędziem w pracy działów marketingu, sprzedaży, IT i HR. Korzystanie z niej przynosi firmom przewagę konkurencyjną, ale wiąże się też z poważnymi ryzykami: od naruszeń praw autorskich, przez ochronę danych, aż po odpowiedzialność za skutki działania algorytmów. Profesjonalnie przygotowana polityka korzystania z AI pozwala zminimalizować te zagrożenia, zapewnić zgodność z AI Act i RODO oraz uporządkować zasady korzystania z narzędzi takich jak ChatGPT, Midjourney czy Copilot oraz innych, które wykorzystywane są przez pracowników w ich codziennej pracy.

Polityka korzystania z AI, nazywana również regulaminem korzystania z AI, to wewnętrzny dokument, który w sposób kompleksowy określa zasady korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w firmie. Jej celem jest uporządkowanie procesów związanych z używaniem systemów takich jak ChatGPT, Copilot, Midjourney czy innych rozwiązań generatywnych oraz minimalizacja ryzyk prawnych i biznesowych wynikających z ich stosowania.

Regulamin korzystania z AI wskazuje, które narzędzia mogą być używane przez pracowników i w jakim zakresie, jakie procedury należy stosować przy wprowadzaniu danych do systemów AI, aby chronić poufne informacje i dane osobowe, a także jakie standardy należy spełnić, aby treści wytworzone przy pomocy AI były zgodne z prawem, w tym z przepisami o prawie autorskim i RODO. Polityka korzystania z AI reguluje również kwestie odpowiedzialności za skutki działania narzędzi AI, zarówno w relacjach wewnętrznych (pomiędzy pracownikami a pracodawcą), jak i zewnętrznych, obejmujących kontrahentów i klientów.

Coraz częściej dokument ten zawiera także elementy związane z przygotowaniem organizacji do wymogów unijnego AI Act, w tym procedury klasyfikacji systemów według poziomu ryzyka, obowiązek przeprowadzania ocen zgodności i tworzenia wymaganej dokumentacji. Dzięki temu regulamin staje się nie tylko narzędziem porządkującym zasady pracy z AI, ale również elementem szerszego systemu compliance, który chroni firmę przed sankcjami finansowymi i reputacyjnymi oraz zwiększa bezpieczeństwo prawne wszystkich działań związanych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

Regulamin korzystania z AI jest dziś potrzebny praktycznie każdej firmie, w której pracownicy lub współpracownicy B2B używają narzędzi sztucznej inteligencji w pracy – czy to do tworzenia treści marketingowych, kodowania, analiz danych, czy obsługi klientów. Tak jak regulamin pracy porządkuje zasady funkcjonowania w firmie, tak Polityka korzystania z AI wskazuje jasno, co pracownicy mogą robić z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, a co jest zabronione, minimalizując ryzyka prawne i biznesowe. Wprowadzenie takiego dokumentu chroni organizację przed nieuprawnionym ujawnianiem danych, naruszeniem praw autorskich oraz problemami związanymi z odpowiedzialnością za treści czy decyzje generowane przez AI.

Kto w szczególności potrzebuje polityki regulaminu korzystania z AI?

Każda firma, w której pracownicy lub współpracownicy korzystają z narzędzi AI, zarówno w codziennej pracy, jak i w procesach marketingowych, sprzedażowych, HR czy obsługi klienta.

Małe i średnie firmy z działami marketingu lub e-commerce tworzące grafiki, teksty i opisy produktów z pomocą AI.

Software house’y i firmy IT używające AI do kodowania i analizy danych, wymagające ochrony know-how i zgodności z RODO/AI Act.

Agencje reklamowe i kreatywne, które tworzą treści dla klientów, w tym dużych marek oczekujących gwarancji bezpieczeństwa prawnego.

Start-upy i firmy technologiczne rozwijające własne produkty oparte na AI (chatboty, systemy rekomendacyjne), które muszą wykazać zgodność z przepisami i wymaganiami inwestorów.

Firmy przetwarzające dane osobowe lub wrażliwe  z branż takich jak medtech, fintech czy edukacja, które muszą stosować procedury anonimizacji i powierzenia danych.

Przedsiębiorstwa prowadzące rekrutacje z wykorzystaniem algorytmów AI  wymagające regulacji zapobiegających dyskryminacji kandydatów.

Korporacje i spółki posiadające regulaminy pracy oraz compliance, gdzie korzystanie z AI staje się tak istotne jak inne aspekty regulowane dokumentacją wewnętrzną.

Firmy współpracujące z podwykonawcami B2B, które muszą jasno określić zasady korzystania z AI i odpowiedzialność za wygenerowane treści lub kody.

• Opracowanie regulaminu korzystania z AI w firmie

– tworzymy dopasowane do profilu działalności dokumenty, które jasno określają zasady korzystania z narzędzi AI przez pracowników i współpracowników, minimalizując ryzyka prawne i biznesowe.

• Szkolenia i wdrożenia Polityki korzystania z AI dla zespołów

– edukujemy pracowników i menedżerów w zakresie bezpiecznego korzystania z AI, wyjaśniając zasady wynikające z regulaminu oraz ryzyka prawne.

• Doradztwo przy wdrożeniach AI w procesach biznesowych

– wspieramy firmy w bezpiecznym wykorzystaniu AI w marketingu, sprzedaży, HR i codziennych działaniach operacyjnych, tak aby spełniały wszystkie wymogi prawne.

Korzystanie z AI w firmie to szansa, ale też ryzyko: od kar wynikających z AI Act i RODO po spory o prawa autorskie. Dzięki naszej znajomości prawa nowych technologii i praktyki biznesowej tworzymy regulaminy i procedury, które są nie tylko zgodne z prawem, ale też proste do wdrożenia. Pracujemy z e‑commerce, software house’ami, agencjami kreatywnymi i start‑upami, uwzględniając branżowe realia, szkolimy zespoły i wprowadzamy klauzule do umów, pomagając firmom korzystać z AI bezpiecznie i z korzyścią dla biznesu.

Czy każda firma korzystająca z AI musi mieć politykę?

Nie jest to obowiązek, ale w praktyce  jeśli AI jest używane do generowania treści, przetwarzania danych czy podejmowania decyzji, polityka korzystania z AI stanowi nie tylko element compliance, ale i ochrony przed ryzykiem prawnym. Zarówno dla osób zarządzających firmą jak i jej pracowników wdrożenie Polityki AI pozwala ustalić jasne zasady, egzekwować odpowiedzialność i mieć pod kontrolą wykorzystywanie nowej technologii w przedsiębiorstwie.

Jak wprowadzić w firmie Politykę korzystania z AI?

Politykę najlepiej wprowadzić jako element regulaminu pracy lub osobny dokument wewnętrzny obowiązujący wszystkich pracowników i współpracowników B2B. Po opracowaniu regulaminu należy przekazać go do wiadomości całej załogi (np. mailowo, w intranecie lub podczas szkolenia), a następnie wdrożyć procedury i poinformować o ewentualnych konsekwencjach nieprzestrzegania zasad. Ważne jest także przeszkolenie pracowników, aby wiedzieli, jak praktycznie stosować regulamin i z jakich narzędzi mogą korzystać w pracy.

Co daje wprowadzenie polityki AI w firmie – czy to nie tylko kolejna formalność?

Polityka korzystania z AI nie jest jedynie biurokratycznym dodatkiem. Dzięki niej firma zyskuje jasne zasady dotyczące używania narzędzi AI przez pracowników i współpracowników, co ogranicza ryzyko wycieku danych, naruszenia praw autorskich czy problemów wynikających z niezgodności z AI Act i RODO. Regulamin pomaga także uporządkować procesy, zwiększa bezpieczeństwo prawne i chroni firmę przed sankcjami oraz sporami, a jednocześnie ułatwia pracownikom korzystanie z AI w sposób zgodny z prawem i oczekiwaniami pracodawcy.