Ryczałt 8,5% dla Project Managera IT a „puste” klauzule IP – najnowsza interpretacja Dyrektora KIS (2026)

Wybór właściwej stawki ryczałtu przez specjalistów IT to proces wymagający głębokiej analizy nie tylko przepisów podatkowych, ale przede wszystkim prawa własności intelektualnej. Podczas gdy programiści co do zasady podlegają stawce 12%, Project Managerowie (PM) dążą do opodatkowania stawką 8,5%, właściwą dla pozostałych usług zarządzania projektami.

Aby skorzystać ze stawki 8,5%, usługi muszą mieścić się w grupowaniu PKWiU 70.22.20.0. W uzyskanej przez nas interpretacji, Dyrektor KIS potwierdził, że katalog ten obejmuje bardzo szeroki zakres działań.

Przykładowo, w ramach usług zarządzania projektami IT, Project Manager realizuje takie zadania jak:

• planowanie i harmonogramowanie prac zespołu,
• budżetowanie i monitorowanie kosztów (roboczogodziny, licencje),
• koordynacja prac deweloperów, testerów i administratorów,
• zarządzanie ryzykiem i obsługa zmian w projekcie (change management),
• prowadzenie nadzoru nad dokumentacją projektową oraz rejestrem zadań.

Ważne jest, aby usługi te nie polegały na ingerencji w kod aplikacji ani na doradztwie technologicznym.

Jako specjaliści od własności intelektualnej często spotykamy się z tzw. „pustymi” klauzulami IP w kontraktach B2B. Są to zapisy o przeniesieniu praw autorskich do wszystkiego, co powstanie w ramach współpracy, mimo że PM w rzeczywistości nie wykonuje prac twórczych.

W naszej sprawie udowodniliśmy, że wynagrodzenie PM-a było stałe (ryczałtowe) i niezależne od tego, czy jakiekolwiek utwory faktycznie powstały. Skoro Project Manager nie generuje nowych rozwiązań kodowych, to mimo istnienia zapisów o IP w umowie, nie dochodzi do faktycznego przeniesienia praw, bo te po prostu nie powstają.

Wydana przez Dyrektora KIS interpretacja o sygnaturze 0112-KDSL1-2.4011.691.2025.3.AP stanowi istotne rozstrzygnięcie dla wszystkich osób pełniących funkcję Project Managera w sektorze technologicznym. W sprawie prowadzonej przez naszą Kancelarię prawną, reprezentowaną przez radcę prawnego Adriana Achtelika, organ podatkowy uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe w całości, co otwiera drogę do bezpiecznego stosowania stawki ryczałtu 8,5% dla szerokiego spektrum usług zarządzania.

Kluczem do sukcesu było precyzyjne oddzielenie czynności o charakterze organizacyjnym od usług informatycznych czy doradczych. Silesia Legal House od wspiera branżę IT, dlatego w procesie przygotowania wniosku wykorzystaliśmy naszą praktyczną znajomość realiów pracy w zwinnych metodologiach (Agile, Scrum). Dzięki temu organ potwierdził, że usługi sklasyfikowane pod symbolem PKWiU 70.22.20.0 („Pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych”) są uprawnione do niższej stawki opodatkowania.

W toku postępowania wykazaliśmy, że Project Manager realizuje aż 16 odrębnych typów czynności koordynacyjnych, które nie polegają na ingerencji w kod źródłowy ani doradztwie technologicznym. Są to m.in.:

• planowanie i harmonogramowanie projektu, czyli identyfikacja działań niezbędnych do realizacji celu i ich osadzenie w czasie
• budżetowanie i monitorowanie kosztów – analiza roboczogodzin, kosztów licencji oraz sygnalizowanie odchyleń od planu finansowego
• zarządzanie ryzykiem i zmianą – prowadzenie rejestru ryzyk, opracowywanie planów mitygacji oraz obsługa wniosków o zmianę zakresu projektu (change management)
• wsparcie zespołu (people management) – rozwiązywanie konfliktów oraz usuwanie przeszkód (blockers) ograniczających wydajność deweloperów i testerów

Najważniejszym elementem rozstrzygnięcia jest jednak stanowisko organu w kwestii tzw. „pustych” klauzul IP. Wiele umów B2B w IT zawiera standardowe zapisy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych, co skarbówka często wykorzystuje do narzucania stawki 12% lub 15%. W naszej sprawie Dyrektor KIS wprost przyznał, że:

To rozstrzygnięcie usuwa jedną z największych barier dla Project Managerów chcących zoptymalizować swoje podatki. Potwierdza ono, że decydujący jest faktyczny rodzaj świadczonych usług, a nie jedynie formalne zapisy w szablonowych kontraktach przygotowanych przez software house’y. Uzyskana interpretacja zapewnia naszemu Klientowi tzw. funkcję ochronną, co jest kluczowe w obliczu dynamicznie zmieniających się podejść organów kontrolnych.

Proces przejścia na ryczałt 8,5% powinien być poprzedzony rzetelnym audytem umowy B2B oraz precyzyjnym opisem czynności w ewidencji przychodów. Organy podatkowe kładą duży nacisk na to, by podatnik był w stanie udowodnić brak charakteru doradczego swoich usług. Kluczowe przy tym są:

– analiza faktycznych czynności Project Managera

– weryfikacja klauzul IP w umowie z software housem

–  odpowiednie opisanie usług świadczonych w ramach umowy B2B we wniosku o interpretację podatkową.

Jako kancelaria prawna specjalizująca się w prawie nowych technologii i własności intelektualnej, oferujemy kompleksowe wsparcie w uzyskiwaniu interpretacji indywidualnych oraz weryfikacji kontraktów pod kątem ryzyk IP i podatkowych. Jeśli chcesz upewnić się, że Twoja działalność jest optymalnie i bezpiecznie opodatkowana – zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Nasze doradztwo świadczymy zarówno dla osób współpracujących na kontraktach B2B z software housami, jak i dla firm IT , które chcą dopasować swoje wzory umów do obowiązujących regulacji prawnych i podatkowych, aby zminimalizować ryzyka operacyjne swoich zespołów.

Zastrzeżenie:

Przedstawiona analiza opiera się na konkretnej interpretacji indywidualnej i stanie faktycznym w niej zawartym. Każda sytuacja wymaga osobnej analizy prawnej, a interpretacja chroni jedynie podatnika, który o nią wystąpił