Ochrona baz danych

W erze cyfrowej dane to jedna z najcenniejszych aktywów biznesowych. Bazy danych klientów, użytkowników, produktów czy wyników badań są nie tylko strategicznym zasobem, ale i przedmiotem ochrony prawnej. Ich utrata, nieautoryzowane wykorzystanie lub nieuprawnione kopiowanie może przynieść firmie poważne straty. Ochrona baz danych to dziś nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale realnego bezpieczeństwa operacyjnego i przewagi konkurencyjnej.

Baza danych to zbiór danych uporządkowany według określonej metody, który może podlegać ochronie:

• na gruncie prawa autorskiego (jeśli jej struktura ma twórczy charakter),

• praw sui generis (jako baza danych chroniona niezależnie od twórczości),

• przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy przedsiębiorstwa i RODO.

Dzięki temu możliwe jest dochodzenie roszczeń w przypadku nieuprawnionego kopiowania, użycia lub rozpowszechnienia danych.

Bazy danych to zasób o ogromnej wartości gospodarczej, wykorzystywany w niemal każdej branży: od handlu elektronicznego, przez marketing, po sektor badawczo-naukowy czy przemysł technologiczny. Ochrona tych zasobów staje się konieczna zawsze wtedy, gdy zainwestowano znaczne środki i czas
w stworzenie lub utrzymanie bazy, dane mają znaczenie strategiczne (np. lista klientów, dane sprzedażowe, know-how), istnieje ryzyko ich nieuprawnionego wykorzystania przez pracowników, partnerów lub konkurencję, firma chce komercjalizować bazę – sprzedawać dostęp, udostępniać odpłatnie lub w modelu subskrypcyjnym.

Kto w praktyce powinien zadbać o ochronę bazy danych?

Firmy e-commerce i SaaS, które gromadzą dane klientów, produktów, zamówień, aktywności użytkowników.

Software house’y i firmy IT, które tworzą systemy zintegrowane z bazami danych klientów (ERP, CRM, CMS).

Agencje marketingowe i analityczne przetwarzające dane osobowe i behawioralne użytkowników.

Start-upy technologiczne, które rozwijają innowacyjne modele biznesowe oparte na danych (np. AI, big data, fintech).

Firmy badawcze i instytucje naukowe, które budują i utrzymują zbiory wyników eksperymentów, pomiarów, ankiet.

Wydawnictwa, portale i platformy treści cyfrowych, które zarządzają bazami artykułów, zdjęć, wideo czy metadanych.

Przedsiębiorcy udostępniający dane odpłatnie, np. bazy geolokalizacyjne, katalogi firm, zbiory statystyczne.

• Analiza prawna statusu bazy danych
  – sprawdzamy, czy dana baza może być chroniona na gruncie prawa autorskiego lub prawa sui generis. Oceniamy, czy spełniono przesłanki twórczości lub inwestycji niezbędnej dla uzyskania ochrony.
• Projektowanie strategii ochrony bazy danych
  – doradzamy, jak zabezpieczyć bazę przed nieuprawnionym kopiowaniem, pozyskiwaniem danych lub ich eksploatacją przez osoby trzecie – również w środowisku cyfrowym i zautomatyzowanym.
• Tworzenie i weryfikacja umów regulujących dostęp i korzystanie z bazy
  – opracowujemy licencje, umowy poufności i inne kontrakty regulujące zasady dostępu do danych i ich wykorzystania (np. z klientami, partnerami, pracownikami, dostawcami oprogramowania).
• Oznaczenia i polityki korzystania z bazy danych
  – przygotowujemy noty prawne, klauzule i regulaminy wskazujące, w jaki sposób można (lub nie można) korzystać z danych. Pomagamy wdrożyć praktyki ograniczające ryzyko nadużyć.
• Zabezpieczenie bazy danych w relacjach z kontrahentami lub inwestorami
  – wspieramy w procesach komercjalizacji bazy, udostępniania jej partnerom oraz sprzedaży lub licencjonowania danych w modelach B2B lub B2C.
• Reprezentacja w sporach dotyczących naruszeń baz danych
  – występujemy w imieniu klientów w przypadkach nieuprawnionego skopiowania, pozyskania lub wykorzystania danych, dochodząc roszczeń o zaprzestanie naruszeń i odszkodowanie.

Ochrona baz danych to obszar, w którym łączymy znajomość prawa autorskiego, prawa sui generis i praktyki biznesowej. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w obsłudze firm IT, e-commerce i technologicznych, rozumiemy, jak faktycznie funkcjonują zbiory danych – od ich tworzenia po komercyjne wykorzystanie. Doradzamy nie tylko, jak skutecznie zabezpieczyć bazę na gruncie prawa, ale też jak chronić ją przed utratą kontroli w relacjach B2B czy w sporach. Wspieramy przedsiębiorców w tworzeniu dokumentacji regulującej prawa i obowiązki stron, analizujemy ryzyka związane z udostępnianiem danych oraz proponujemy rozwiązania dopasowane do struktury Twojego biznesu.

Czy baza danych podlega ochronie prawnej, jeśli nie zawiera utworów?

Tak, nawet jeśli zawartość bazy danych nie ma cech twórczości, baza może być chroniona prawem sui generis, jeśli jej stworzenie wiązało się ze znacznym nakładem inwestycyjnym, organizacyjnym lub technicznym.

Jakie prawa przysługują twórcy lub właścicielowi bazy danych?

W zależności od rodzaju ochrony  twórcy mogą przysługiwać autorskie prawa majątkowe (gdy baza ma cechy twórcze) lub prawa do ochrony inwestycji w bazę (prawo sui generis). W obu przypadkach możliwe jest zakazanie nieuprawnionego pobierania i wykorzystywania danych przez osoby trzecie.

Czy mogę udostępnić bazę danych kontrahentowi bez ryzyka?

Udostępnienie bazy bez odpowiedniego uregulowania zasad jej wykorzystania w umowie może prowadzić do utraty kontroli nad danymi lub ich nieuprawnionego rozpowszechniania. Warto zawrzeć klauzule ograniczające sposób użycia, zakazujące dalszego udostępniania i precyzujące zakres licencji.

Jakie dokumenty warto przygotować, by chronić bazę danych?

Podstawą ochrony jest właściwa umowa licencyjna, NDA lub B2B oraz regulaminy i polityki w przypadku baz wykorzystywanych online. W niektórych przypadkach warto także zadbać o wewnętrzne procedury dostępu i polityki bezpieczeństwa danych.